Más valor, menos metros: Espacios inteligentes para equipos humanos

El trabajo ya no es lo que era. Y eso no es necesariamente algo malo.

Empresas de todo el mundo, desde gigantes tecnológicos hasta startups, están reescribiendo el guión de cómo, dónde y por qué trabajamos. Lo que antes era una rutina rígida de oficinas llenas, escritorios asignados y jornadas presenciales, hoy se transforma en un modelo más ágil, más intencional y, sobre todo, más humano.

Este cambio responde a una transformación profunda en la forma de trabajar, impulsada por el auge del trabajo distribuido y la incorporación de nuevas tecnologías como la inteligencia artificial. A medida que las organizaciones redefinen qué significa trabajar juntos, las oficinas dejan de ser un requisito diario para convertirse en espacios diseñados con un propósito claro: potenciar la colaboración, la innovación y el sentido de pertenencia.

Una frase lo resume con claridad: “la mitad del espacio, el doble de la experiencia.”

Este concepto no es solo una idea atractiva, es una respuesta concreta a un nuevo mundo laboral. Uno donde el espacio físico ya no se mide solo en metros cuadrados, sino en propósito, flexibilidad y valor agregado. Cada metro cuadrado debe justificar su existencia ofreciendo una experiencia que sume valor real para el equipo y para la organización.

En este nuevo modelo, muchas empresas están optando no por mantener grandes sedes centrales, sino por construir una red de hubs más pequeños, estratégicamente ubicados cerca del talento y diseñados para ser puntos de conexión flexible.

Es en este contexto donde el outsourcing (tercerización de espacios y servicios) aparece como una herramienta clave.

Y es ahí donde trabajar con proveedores que ofrecen servicios integrales de espacios de trabajo se vuelve esencial.

Estos aliados no solo proporcionan metros cuadrados, sino una experiencia completa: espacios de alto impacto, tecnología integrada, servicio integral y ecosistema y comunidad para networking. Confiar en operadores especializados permite a las empresas escalar o adaptarse a la nueva era, manteniendo el foco en su negocio y asegurando que cada espacio cumpla un rol concreto en su estrategia organizacional.

Del control a la intención: el nuevo rol de la oficina

Durante décadas, la oficina fue sinónimo de presencia. Ir al trabajo implicaba estar visible, cumplir horarios y ocupar un escritorio, más allá de la naturaleza de las tareas. Hoy, esa lógica quedó obsoleta. Las oficinas están evolucionando de espacios de control a hubs de colaboración, cultura e innovación.

Según informes de JLL, muchas empresas están transformando sus oficinas en entornos colaborativos sin escritorios fijos. Esta transformación no se trata solo de redistribuir mobiliario, sino de repensar la función misma del lugar de trabajo.

La oficina ya no es un sitio al que "hay que ir", sino un espacio al que vale la pena volver. Un lugar pensado para lo que más necesita el trabajo moderno: conectar personas, construir equipo, intercambiar ideas y fortalecer el sentido de pertenencia.

Hoy, ir a la oficina debe ser una experiencia con propósito: formación, innovación conjunta, creación de cultura. Solo así tiene sentido frente a la comodidad del trabajo remoto.

Outsourcing: más allá de delegar, una forma de ganar agilidad

En este contexto, muchas empresas están recurriendo al outsourcing, no solo para delegar tareas operativas, sino como una estrategia de flexibilidad y optimización de recursos.
En lugar de mantener grandes oficinas subutilizadas o invertir en espacios que se usan parcialmente, organizaciones de todos los tamaños están externalizando salas de reunión, espacios para eventos o servicios de gestión del lugar de trabajo, confiando en socios especializados para ofrecer mejores experiencias.

Más que una simple tercerización, hoy el outsourcing se posiciona como una oportunidad para construir alianzas estratégicas con operadores que comprenden las nuevas dinámicas de trabajo.
Al integrar espacios de trabajo flexibles, tecnología, servicio integral y comunidad en un solo ecosistema, estas alianzas permiten a las empresas acceder a soluciones completas y adaptables, enfocándose en su core business sin tirar recursos.

Como señala Elliott Sparsis en BE News, esta tendencia impulsa modelos de trabajo más eficientes, donde las empresas logran equilibrar la productividad interna con entornos bien diseñados, pensados para fortalecer la cultura y el bienestar del equipo.

El outsourcing ya no es solo una solución táctica: se ha transformado en una decisión estratégica para ganar agilidad, resiliencia y capacidad de adaptación frente a los cambios del mercado o del crecimiento organizacional.

Esta evolución también se alinea con una tendencia global: muchas empresas están dejando atrás grandes oficinas subutilizadas para enfocarse en espacios que se usan de verdad.
Incluso antes de la pandemia, estudios mostraban que hasta un 40% de los escritorios quedaban vacíos cada día. Hoy, esa ineficiencia se convierte en oportunidad: rediseñar con datos permite crear entornos que se adaptan a los nuevos ritmos de trabajo, optimizando recursos sin resignar experiencia.
El foco ya no está en cuántos metros tiene una oficina, sino en cuán bien se viven.

Esta evolución se refleja en nuevas prácticas de trabajo como la incorporación de experiencias como eventos internos, talleres y dinámicas de equipo para atraer y fortalecer el compromiso de sus colaboradores, según datos de CBRE.

Casos reales: cómo se aplica en grandes empresas

IBM: espacios flexibles para equipos de innovación

En 2017, IBM trasladó a más de 600 colaboradores de su unidad de marketing digital a un edificio completo operado por WeWork en Nueva York. Fue la primera vez que una empresa ocupó de forma exclusiva todo un edificio de esta red.
Lejos de ser una solución temporal, fue una decisión estratégica: buscaban ofrecerle a ese equipo un entorno más ágil, colaborativo y listo para operar, sin asumir la carga de gestionar o diseñar el espacio desde cero.

Este caso refleja con claridad lo que muchas organizaciones están haciendo hoy: delegar en un tercero parte de su infraestructura física para ganar flexibilidad, adaptarse a nuevas formas de trabajo y liberar foco operativo, todo sin perder calidad ni identidad.

Microsoft: movilidad sin perder estructura

En lugar de centralizar a todo su equipo de ventas y marketing en una única oficina, Microsoft optó por distribuir a cientos de colaboradores en distintos espacios de trabajo listos para usar, cercanos a sus clientes y estratégicamente ubicados.
Esta decisión redujo tiempos de traslado, facilitó la operación en red y permitió mantener la productividad sin necesidad de ampliar su infraestructura propia.

Es un claro ejemplo de cómo alquilar espacios de trabajo según necesidad –ya sea por hora, día o por proyecto– puede ser parte de una estrategia de eficiencia, no una solución de emergencia.

Santander: espacios híbridos para impulsar nuevas dinámicas

Con su modelo de Work Café, el Banco Santander combinó atención bancaria, cafetería y espacios de trabajo abiertos al público. Esta propuesta, implementada en varias ciudades del mundo, demuestra cómo redefinir el uso del espacio físico también puede servir para atraer talento, generar comunidad y conectar con nuevos perfiles de usuario.

Más allá del formato, lo que destaca es el concepto: usar el espacio como una experiencia y no como una obligación, alineado con lo que buscan muchas empresas en esta nueva etapa del trabajo.

La oficina como experiencia, no como obligación

Todo esto nos lleva a una nueva visión del trabajo, donde el espacio no es un lugar al que “hay que ir”, sino una herramienta más para sentirse bien, rendir mejor y colaborar de verdad.

Esto implica una mentalidad nueva en la arquitectura de oficinas, donde menos metros no significan menos valor, sino más foco, más conexión y mejor calidad de experiencia.

Pero también plantea un desafío: construir intencionalmente cultura de empresa en entornos híbridos, donde las relaciones no surgen de forma automática como en el pasado.

Y también implica reconocer que no todo debe resolverse puertas adentro. Delegar en un tercero parte de los servicios, colaborar con operadores especializados (como coworks, hubs, operadores logísticos o de facilities) permite ganar eficiencia sin perder cultura.

Adaptarse al cambio para liderar

El futuro del trabajo no será uno solo. Habrá múltiples modelos, con distintos niveles de presencialidad, herramientas y enfoques. Pero algo es seguro: quienes sepan rediseñar sus espacios con sentido, y abrirse a nuevos formatos como el outsourcing, estarán mejor preparados para liderar lo que viene.

Porque al final del día, no se trata de tener más espacio, sino de darle más sentido a cada metro que se usa.

Y en ese sentido, sí: menos puede ser más.

Si te interesó este artículo, subscribite abajo y recibí cada mes nuevos artículos en tu bandeja de entrada. ⬇️